Nederland ging in maart op slot. Organisaties moesten in 48 uur digitaal ingericht zijn om thuiswerken volledig te faciliteren. Een grote uitdaging. Want welke richtlijnen, afspraken en software gebruik je om het thuiswerken te faciliteren? Hoe zorg je ervoor dat je collega's nog steeds productief en efficiënt hun werk kunnen doen? Hoe blijf je als directeur, eigenaar of teamleider verbonden met je medewerkers? Maar bovenal: hoe zorg je ervoor dat ze lekker in hun vel blijven zitten?

Een andere manier van samenwerken
In de praktijk heeft deze 'corona-periode' ervoor gezorgd dat een heleboel verschillende bedrijven - uit onder andere de bouwsector, onderwijs en zorg - een andere manier van samenwerken hebben moeten ondervinden. Samenwerkingstools als Microsoft Teams en HCL Connections zijn in een rap tempo opgezet en ingericht om thuiswerken mogelijk te maken. Maar waar geen rekening mee is gehouden, zijn de gevolgen van de eindgebruiker. Medewerkers moeten een eigen weg vinden in de techniek. Want ze zijn nooit écht goed wegwijs geworden in de nieuwe tools en de nieuwe manier van samenwerken. Werkafspraken zijn onduidelijk en de efficiëntie is vaak ver te zoeken.

De aandacht voor de mensen in de organisatie is juist nu een must voor het laten slagen van dit soort projecten, zeker in deze tijden wanneer we elkaar minder fysiek treffen om te overleggen. Daarom is het enorm belangrijk om duidelijke werkafspraken te maken of ze aan te passen, en om de manier van samenwerken goed vast te leggen én te faciliteren. Maar de noodzaak ligt met name bij het door middel van adoptietrajecten medewerkers gefaseerd wegwijs maken in de nieuwe technieken. Alles met als doel om ervoor te zorgen dat de techniek hen compleet eigen is, waardoor ze elkaar moeiteloos kunnen vinden om samen te werken, projecten te leiden en vooral: hun werk zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen doen.

Productiviteit, efficiëntie en gezondheid
Maar dat is niet alles, want als alle werkafspraken zijn gemaakt en de medewerkers de juiste techniek tot hun beschikking hebben, maar collega's nog steeds niet fysiek bij elkaar in één kantoorruimte kunnen zijn, hoe houd je dan de controle? Hoe meet je hun productiviteit, effectiviteit en vooral ook gemoedstoestand? Ook daar moet je wat mee en gelukkig doen organisaties daar steeds meer wat mee. Met de inzet van verschillende tools kan op basis van diverse in de organisatie verzamelde informatie worden gemeten hoe het bedrijf ervoor staat op het gebied van productiviteit, efficiëntie en de gezondheid van de medewerkers. En niet onbelangrijk: op basis daarvan kan worden bijgestuurd, verbeterd en geoptimaliseerd. Op deze manier zorg je ervoor dat iedere verandering of uitdaging - hoe klein of groot ook - altijd gemanaged wordt, zonder de controle te verliezen.

De aanpak van e-office
Een partij die zich specialiseert in deze onderwerpen is e-office. Ook zij stellen zich de vraag hoe je het samenwerken tussen mensen in organisaties kunt optimaliseren. Echter niet pas vanaf de uitbraak van de coronacrisis, maar al sinds 1991. e-office gelooft namelijk bijna 30 jaar in de kracht van mensen. Vanuit die overtuiging zorgen ze dat medewerkers, teams en organisaties optimaal samenwerken. Altijd met de mens op de eerste plek, en technologie op de tweede. De mensen in een organisatie worden in alle projecten altijd voorop gesteld. Want als zij alle tools tot hun beschikking hebben om hun werk zo goed mogelijk te kunnen doen, til je je organisatie naar een next level. En de maximale potentie van je bedrijf benutten, dat wil toch iedereen? Quaestus in ieder geval wel. Ook voor hen is e-office sinds de wereldwijde uitbraak van het coronavirus in versneld tempo aan de slag gegaan.

Wil je meer lezen over deze samenwerking? Klik dan hier. Op de website van e-office vind je nog meer informatie over de werkwijze en bijzondere aanpak: put people first. Voor vragen over de aanpak van e-office, neem contact op met CEO Jasper Snijder via jasper.snijder@e-office.com.