1. Flexibel zijn

Actief blijven leren is enorm belangrijk. Als organisatie kun je dit sturen door middel van trainingen, maar het is ook essentieel om te blijven reflecteren op de situatie waar je nu in zit. Veel organisaties die dit in de afgelopen maanden hebben gedaan hebben gerealiseerd dat ze over het algemeen een stuk flexibeler zijn dan ze voor mogelijk hielden. Waar er eerst ‘gewoon’ op kantoor werd gewerkt, moesten veel organisaties binnen 24 uur de stap maken naar volledig thuis werken. Een grote uitdaging. Bij T-Mobile uitte zich dat in een transitie van 125 winkels naar 8 verschillende winkel concepten (sluiting, loket, op afspraak of pick-up). Flexibiliteit is een heel groot onderdeel geweest van de afgelopen periode en de bedrijven die hier goed mee zijn omgegaan, zullen hier ook beter uit komen.

2. Minder hiërarchie

Door het wegnemen van de torens en de verdiepingen in een gebouw merk je dat er minder sprake is van hiërarchie. Op een scherm is iedereen gelijk en is contact zoeken of een vraag stellen voor velen een kleinere stap. Waar je soms je hand op moest steken met 800 collega’s om je heen stuur je nu simpelweg een berichtje via Teams of bel je ze even op. Deze drempel is grotendeels verdwenen. Pas hierbij op de langere termijn wel op voor de ‘dictatuur van de extraverten’. Met name introverten vinden het prettig en makkelijker om thuis te werken maar zij zullen steeds minder gehoord worden op het moment dat de extraverten elkaar weer meer gaan zien en terug naar kantoor gaan. Blijf hen de ruimte en vrijheid geven om je een berichtje te sturen als ze ergens tegenaan lopen.

3. Connectie

De verandering in hiërarchie zorgt ook voor een grotere connectie en creativiteit binnen organisaties. Bij veel bedrijven wordt er vanuit de werknemers automatisch uitgereikt naar collega’s die alleen thuis zijn of te maken hebben met home schooling. Hen werd van alle kanten de vraag gesteld: wat kunnen we voor je doen? Ook zijn er veel meer manieren om connecties te maken. Hans van Essen hoorde van meerdere organisaties dat ze online activiteiten organiseren zoals een pub quiz of een escape room en ook de ‘ouderwetse’ bedrijfskrant is weer nieuw leven ingeblazen. Bij T-Mobile doet Saskia dit door middel van vlogs en manager mails; zo houdt ze iedereen op de hoogte. De mate van connectie maken en de vorm waarin organisaties dat doen is voor hen een enorm mooie lesson learned. Blijf ook op de lange termijn waarde hechten aan de gezamenlijke herinnering en het gezamenlijke verhaal. De interne connectie is een constant proces en juist in de hybride organisatie is het belangrijk om ruimte en aandacht voor elkaar te houden.

4. Digitalisering

Een andere snel gegroeide verandering van de crisis is het leren om nieuwe programma’s te gebruiken. Veel bedrijven gebruiken nu programma’s die ze zonder de crisis waarschijnlijk niet hadden verkend, maar waar ze wel profijt van hebben.

5. Productiviteit

Voor de crisis begon waren er vast veel bedrijven die dachten: deze activiteiten en werkzaamheden zullen altijd op kantoor plaatsvinden. Bij T-Mobile dachten ze dat dit ook gold voor hun contact centers. Echter, zij hebben gezien dat niet alleen de productiviteit is gestegen maar ook de klanttevredenheid. Door werknemers de vrijheid te geven om op hun eigen momenten en locaties te werken, raken ze minder snel afgeleid en kunnen ze met een betere focus aan het werk. Zorg er dan ook voor dat dit op de lange termijn doorgezet wordt binnen bedrijven; geef vertrouwen en dan zul je zien dat je het terug krijg. Ook de traditionele leider heeft in het afgelopen jaar ervaren dat dit nog steeds op gaat.

6. Hybride cultuur

De toekomstige hybride cultuur gaat uitdagingen met zich meebrengen. Nu zitten we allemaal volledig thuis, terwijl we iets meer dan een jaar geleden nog met zijn allen op kantoor werkten. Waar sommige organisaties hebben aangegeven complete vrijheid te geven of zelfs niemand terug te verwachten, willen anderen graag naar een combinatie van thuis en kantoor. Hoe zorg je ervoor dat je binnen de hybride organisatie efficiënt en effectief met elkaar samen blijft werken? Als organisatie moet je je afvragen: hoe gaan we binnen deze hybride organisatie samenwerken en welke communicatiemiddelen hebben we hiervoor nodig? Het vraagt ook wat van je manier van leiderschap; het is online anders leiding geven dan wanneer je op de vloer staat. Leiders moeten leren om op een andere manier verschillende groepen werknemers met elkaar te verbinden. Heb daarbij ook oog voor de bouwstenen van de cultuur. Probeer de rituelen die de cultuur gebouwd hebben te veranderen zodat mensen zich verbonden blijven voelen. Houdt hierbij ook rekening met de verschillende generaties; over het algemeen willen jongeren meer naar kantoor dan ouderen. Het is de taak van de hybride manager om als gids en verbinder iedereen binnen de organisatie te betrekken en mee te nemen in de (nieuwe) bedrijfscultuur.

Deze lessons learned bieden voer voor reflectie, maar ook de garantie dat organisaties goed, of misschien wel beter, uit deze crisis kunnen komen. Essentieel is dat organisaties vast blijven houden aan wat er online goed ging en dit samenvoegen met wat er weer offline kan. Zorg ervoor dat het zwaartepunt in het midden blijft liggen en dat er duidelijke afspraken gemaakt worden over wat er op kantoor gebeurt en wat nog steeds online blijft.

Wil jij met andere HR-experts reflecteren op de afgelopen periode, maar vooral ook vooruitkijken naar de toekomst van de hybride organisatie? In juni starten we met de CHRO Reflection Circle waarin we met een kleine groep de huidige uitdagingen het hoofd bieden en kijken naar de veranderingen die daarmee gepaard gaan. Voor meer informatie over dit programma bekijk deze pagina.